Assistenz der Technikumsleitung

HolyPoly entwickelt im Technikum neue, funktionierende Lösungen für echte Stoffstrom-Probleme – von ersten Versuchen bis zu stabilen, skalierbaren Prozessen. Damit diese Arbeit Wirkung entfalten kann, braucht es neben technischer Exzellenz auch klare Organisation, saubere Abläufe und verlässliche Strukturen.

In dieser Rolle unterstützt du die Technikumsleitung dabei, genau diese Grundlage zu schaffen:
Du sorgst dafür, dass Informationen fließen, Aufgaben nachverfolgt werden und das Tagesgeschäft reibungslos läuft. So ermöglichst du, dass sich das technische Team auf das konzentrieren kann, was HolyPoly ausmacht: neue Wege in der Kreislaufwirtschaft praktisch umzusetzen – nicht nur zu planen.

Dein Beitrag ist damit ein zentraler Hebel dafür, dass aus Prototypen funktionierende Prozesse werden und das Technikum als Herzstück von HolyPoly effizient arbeiten kann.

• Organisation und Backoffice: Du unterstützt die Technikumsleitung im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Abläufe strukturiert und verlässlich funktionieren. Dazu gehören die Organisation von Terminen und Meetings, die Pflege von Dokumentationen, Übersichten und Ablagestrukturen sowie die Nachverfolgung von Aufgaben, Deadlines und offenen Punkten. Du behältst den Überblick über laufende Themen im Technikum und stellst sicher, dass Informationen vollständig und aktuell vorliegen.
• Schnittstelle und Kommunikation:  Du bist eine zentrale Ansprechperson für interne Anfragen rund um das Technikum und unterstützt die Abstimmung zwischen Technikum, Logistik, Einkauf und Administration. Dabei koordinierst du Informationen, bereitest Inhalte verständlich auf und unterstützt bei der Kommunikation mit externen Partnern wie Dienstleistern oder Lieferanten. Dein Ziel ist es, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit die richtigen Informationen haben.
• Transportabwicklung: Du bist die Hauptansprechperson für die Logistikpartner. Du übernimmst die Koordination der Lieferungen. D.h. Du hast alle  Lieferungen im Blick, welche eingehen und ausgehen, verfolgst ihre ordnungsgemäße Abwicklung und disponierst um bei Bedarf.  Den Wareneingang und - Ausgang wickelst du persönlich ab. Dazu gehören die Zuordnung und das Packen von Paketsendungen und das gelegentliche Be- und Entladen der LKWs.
• Dokumentenmanagement: Du erstellst sämtliche Dokumente zur Abwicklung des Logistikprozesses, so zum Beispiel Speditions- und Lieferscheine. Du stellst sicher, dass die Dokumente an relevanten Stellen ankommen und bist verantwortlich für die Ordnungsgemäße Ablage. Du pflegst das Archiv in enger Zusammenarbeit mit der Buchhaltung von HolyPoly.
• Datenbankpflege: Du legst alle Kunden, Lieferanten und Logistikpartner in unserer Datenbank an und hältst die Informationen aktuell. Du pflegst den Materialfluss in unserem Materialverwaltungssystem und stellst sicher, dass alles EFB-Zertifizierungskonform ist. Darüber hinaus liegt es in deiner Verantwortung, dass der aktuelle Status im Handelsgeschäft im internen Controlling abgebildet ist.
• Unterstützung im operativen Betrieb: Du unterstützt bei Bestellungen, Rechnungsfreigaben und administrativen Prozessen und pflegst Übersichten zu Materialien, Mustern und laufenden Projekten. Außerdem hilfst du bei der Vor- und Nachbereitung von Tests, Pilotchargen oder Versuchen im Technikum und trägst dazu bei, dass Dokumentations- und Prozessanforderungen zuverlässig eingehalten werden.
• Prozessunterstützung und Weiterentwicklung: Du wirkst bei der Weiterentwicklung von Abläufen und Strukturen im Technikum mit, erkennst organisatorische Engpässe und bringst pragmatische Lösungsvorschläge ein. Dabei hilfst du mit, Prozesse so aufzusetzen und zu pflegen, dass sie mit dem Wachstum von HolyPoly mitgehen und das Technikum langfristig effizient arbeiten kann.

• Kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Erfahrung)
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Office-Tools, Kollaboration, einfache ERP-/Dokutools von Vorteil)
• Grundverständnis für technische oder operative Abläufe von Vorteilus verschiedensten Bereichen.  Sprichst, telefonierst, mailst gerne, verstehst wie die Leute ticken.
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Hohes Maß an Selbstorganisation und Genauigkeit
• Kommunikationsstärke und freundliches, klares Auftreten
• Fähigkeit, den Überblick zu behalten – auch wenn mehrere Themen parallel laufen
• Pragmatismus: Du packst an und findest Lösungen statt Probleme